La mayoría de las personas que trabajan en posiciones ejecutivas pasan varias horas al día en diferentes tipos de reuniones. Con frecuencia sienten que se les va el día en reuniones improductivas, que son una pérdida de tiempo. ¿Por qué ocurre eso? ¿Cómo mejorarlas?

Las reuniones son un instrumento muy importante de la gestión. Si no son productivas, la organización tampoco lo será.

Para que una reunión sea productiva y eficaz, es fundamental que los participantes conozcan el propósito de la reunión y estén preparados para brindar el aporte que se espera de cada uno de ellos.

Tipos de Reuniones

Reunión de equipo

Existen distintos tipos de reunión, según los objetivos que se quieran alcanzar. Algunos ejemplos son:

  • Reuniones de Gestión

    Son reuniones de seguimiento y de organización del trabajo, generalmente periódicas y regulares. El objetivo es trabajar sobre problemas, desafíos y búsqueda de soluciones, y luego distribuir tareas y responsabilidades.

  • Reuniones de Co-Creación

    Son más abiertas, creativas. Se trabaja un tema, un desafío, o un problema con el objetivo de generar ideas, iniciativas y proyectos.

  • Reuniones de Aprendizaje

    Son reuniones en las que se comparten experiencias, con el fin de extraer lecciones aprendidas. En algunas metodologías (por ejemplo Scrum), se hacen este tipo de reuniones (llamadas retrospectivas), cuyo objetivo es analizar la forma de trabajo del equipo con el fin de mejorar. Son clave para la mejora continua y por eso se hacen periódicamente cada dos semanas o una vez al mes.

  • Reuniones de Sincronización

    Son muy breves, a veces diarias, con el fin de hacer ajustes y optimizar la ejecución del trabajo. En Scrum, por ejemplo, se utilizan las Daily Meeting. Son reuniones de 15 minutos en las que se elabora y sincroniza el plan de trabajo para las próximas 24 horas.

  • Reuniones de Toma de Decisiones

    El objetivo de estas reuniones es llegar a un acuerdo entre diferentes personas y posiciones. Muchas veces, las opciones ya se conocen y se analizan con anterioridad. En la reunión se debate cuáles son los mejores caminos, se contemplan las diferentes visiones y finalmente se toman decisiones.

Cómo mejorar las reuniones

Muchos de los consejos sobre reuniones eficaces y productivas son sencillos de aplicar. A continuación mencionamos algunos, aplicables más allá de una metodología o marco específico:

  • Planificación y seguimiento posterior

Una reunión no empieza y termina cuando efectivamente se realiza la reunión. También hay un antes y un después.

    • Antes de la reunión lo más importante es una buena preparación: informar a los participantes de los temas a tratar y también del tipo de reunión que se llevará a cabo, recopilar y sintetizar información.
    • Durante la reunión es clave mantenerse enfocado en el objetivo y en los temas previamente agendados. Al final, se acuerdan las conclusiones y se distribuyen las tareas y responsabilidades.
    • Después de la reunión lo relevante es el seguimiento de lo acordado.
  • Roles

Salvo que la reunión sea muy abierta, en la mayoría de ellas, se recomienda definir roles. El líder generalmente es quien convoca a la reunión y la mantiene enfocada en los temas. El secretario toma notas de los problemas, soluciones, tareas, decisiones y responsables.

A veces también se designa un toma-tiempo, que controla que las personas hablen el tiempo acordado previamente y que todos participen. Si es una reunión grande, en la que se trabajó en subgrupos, se pueden definir voceros, que son quienes hablan en representación del subgrupo.

  • Lenguaje

Una reunión es productiva cuando se enfoca en encontrar soluciones, no en plantear problemas. Hay equipos que tienen como norma que si alguien trae un problema, debe proponer al menos tres soluciones diferentes. También es importante una postura positiva frente a los diferentes aportes de los demás. La diversidad de enfoques enriquece las reuniones.

  • No "irse por las ramas"

Una de las desviaciones más frecuentes en las reuniones es la aparición de nuevos asuntos, que no estaban en la agenda.

Una técnica que se puede utilizar para evitar esto, se denomina parking lot: consiste en “estacionar” esos asuntos para que la reunión no se vaya por las ramas. Se anotan en un lugar predeterminado, no se atienden en el momento, pero al final de la reunión se define qué hacer con ellos. Una posibilidad es incluirlos en la agenda de una próxima reunión. Otra es convocar a una reunión especial.

  • No haga sólo reuniones de gestión

Evidentemente, gestionar la operación es importante, pero si usted solo se reúne para verificar avances y distribuir tareas es probable que genere un ambiente muy rígido: lo que usted logra es cumplimiento.

Las reuniones de co-creación en particular promueven mucho más el trabajo en equipo y desarrollan la confianza. Con estas reuniones usted puede trascender el cumplimiento y obtener compromiso.

¿Una pérdida de tiempo?

Las reuniones son una pérdida de tiempo cuando son improvisadas, están mal gestionadas y no se hace seguimiento de lo acordado. Pero cuando se organizan bien, se lideran y se manejan con determinación, son fabulosas herramientas de trabajo y de gestión.

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